現地法人のサポートをしていると残念、不思議に思うことがある。
現地法人に派遣される日本人は、営業、あるいは生産管理
の人であることが多い。
現地法人を設立した目的は、ベトナムでの販売であり、
また、ベトナムでの生産であるのだから、その目的に沿った
人が派遣される。
となると、それほど所帯の大きくない現地法人に対して、
会社全体の管理、マネジメント、経理などの人材が日本
から派遣されることは少なく、手薄となる。
小さいとはいえ、1つの会社なので、日本の会社と同様の
管理、マネジメントが必要になるのに、そのサポートが
非常に少ないのだ。
結果として、極端なケースでは現金出納帳さえなくて、
個人がポケットマネーと会社のお金を一緒にしてしまって
会社のお金の残高や使った金額さえ分からないこともある。
ベトナムと日本では、運営上で異なることは多少ある。
売上時には、会社で登録したレッドインボイスを発行し、
費用を支払う際には、それをもらわないと費用に認定を
されないことなど。
ただ、管理上のポイントはほとんど同じ。
たとえば、経費を使うなら、下記のような帳票が必要。
1.申請書・・・何のために、どこに、いくら支払うのか
2.精算書・・・現金で支払ったらその受払いを証拠に残す
3.振込依頼書・・・銀行振込なら経費を使った部門が
経理部門へ振込みを依頼
4.伝票・・・経費を分類して会計システムに入力
5.保存帳票・・・発注書、請求書、契約書、領収書など
会社として機能させるためには、管理帳票が必要であり
日本で使っていたものをそのまま持ってきて、ベトナム語を
併記しておけばいい。
営業マンや生産管理の担当者はそうした帳票の管理の
ことを知らなくて、またベトナムではうるさく言う人もいない
ため、まったく管理をしないことがある。
結果として、あとになって会計資料を作成しようとしても、
証拠がない、記憶がないということで、過去のものを
作成することができなくなってしまう。
会社のお金がこれだけ残っていて、差額を何かに
使ったはずというだけ。
当然、経費として認定することもできず、売上があがった
時には、税金をどっさりと払うしかない。
今回は会計関連について書いたが、人事労務でも同じ
ことが起こっている。
本社の管理部門が自分の会社の一部という気持ちを
もって、もう少しサポートしてもらえれば。。。
本社の役員が、「海外は分からない」と逃げないで、
もう少し目をかけてもらえれば。。。